Ob Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten (DSB) benötigt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein DSB erforderlich, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, besonders sensible Daten wie Gesundheitsinformationen verarbeitet werden oder umfangreiche Überwachungsmaßnahmen stattfinden, etwa durch Tracking-Technologien. Auch ohne gesetzliche Verpflichtung kann es sinnvoll sein, einen DSB zu benennen, um rechtliche Risiken zu minimieren und den Datenschutz effizient zu organisieren.

Die Entscheidung zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Ein interner Datenschutzbeauftragter ist fest in das Unternehmen eingebunden, muss jedoch regelmäßig geschult und weitergebildet werden. Zudem genießt er einen besonderen Kündigungsschutz. Ein externer DSB hingegen bringt sofort umfangreiches Fachwissen und Erfahrung mit, ist unabhängig und haftet für seine Beratung. Außerdem verursacht er keine Schulungskosten und ist flexibler in der Betreuung. Für viele Unternehmen ist ein externer Datenschutzbeauftragter eine kosteneffiziente und schnell umsetzbare Lösung.

Ein Datenschutzbeauftragter trägt die Verantwortung für die Umsetzung und Einhaltung der Datenschutzvorgaben im Unternehmen. Zu seinen Aufgaben gehören die Beratung der Geschäftsführung und Fachabteilungen, die Durchführung von Datenschutzprüfungen, die Erstellung und Pflege von Datenschutzdokumentationen (wie Verfahrensverzeichnissen und Richtlinien), die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter sowie die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen im Falle von Datenschutzanfragen oder -verletzungen. Zudem unterstützt er bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen und sorgt für die kontinuierliche Überprüfung der Datenschutzmaßnahmen.

Die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten beginnt meist mit einem ersten Gespräch, in dem die spezifischen Datenschutzanforderungen und Herausforderungen Ihres Unternehmens besprochen werden. Daraufhin folgt eine Bestandsaufnahme, bei der der aktuelle Stand des Datenschutzes geprüft wird. Auf dieser Grundlage wird eine maßgeschneiderte Datenschutzstrategie entwickelt und implementiert. Der externe DSB bleibt auch nach der Umsetzung als Ansprechpartner für laufende Beratungen, regelmäßige Überprüfungen und Schulungen für Mitarbeiter. Er sorgt dafür, dass alle Datenschutzanforderungen kontinuierlich eingehalten werden.

Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten variieren je nach Unternehmensgröße, Betreuungsumfang und Komplexität der Datenschutzmaßnahmen. In der Regel wird der DSB nach Stunden- oder Tagessätzen abgerechnet oder es werden monatliche Pauschalen für eine feste Anzahl an Stunden vereinbart. Häufig gibt es auch projektbezogene Angebote für spezifische Aufgaben wie die Erstellung von Datenschutzrichtlinien oder die Durchführung von Audits. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist häufig kostengünstiger als ein interner, da keine zusätzlichen Schulungs- oder Personalkosten anfallen.

Wir vertreten den „Full-Service“-Gedanken und vereinbaren einheitliche, monatliche Pauschalen, die weitere Zusatzkosten vermeiden lassen. Kostensicherheit ist für uns ein wichtiges Gut.

Verstöße gegen die DSGVO können zu erheblichen Konsequenzen führen, darunter hohe Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes. Darüber hinaus kann der Reputationsverlust durch negative Medienberichterstattung und das Vertrauen der Kunden beeinträchtigt werden. In schwerwiegenden Fällen kann es auch zu Schadensersatzforderungen durch betroffene Personen kommen. Ein Datenschutzbeauftragter hilft dabei, Verstöße zu vermeiden, indem er die Datenschutzvorgaben prüft, Schwachstellen aufzeigt und die richtigen Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO vorschlägt.

Ein Datenschutz-Management-System (DMS) wie „Easy Protect“ sorgt dafür, dass alle Datenschutzmaßnahmen strukturiert und transparent verwaltet werden. Es bietet eine zentrale Dokumentation aller relevanten Datenschutzdokumente, erleichtert die Verwaltung von Datenschutzanfragen und optimiert die Prozesse für regelmäßige Überprüfungen und Audits. Ein solches System sorgt nicht nur für Effizienz und Übersichtlichkeit, sondern hilft auch, die rechtlichen Anforderungen der DSGVO jederzeit zu erfüllen. Es reduziert den Verwaltungsaufwand und stellt sicher, dass das Unternehmen kontinuierlich DSGVO-konform bleibt..

Datenschutz ist ein kontinuierlicher Prozess, der regelmäßiger Anpassungen bedarf. Änderungen in der Gesetzgebung, neue Technologien oder Geschäftsprozesse sowie interne Änderungen wie eine Erweiterung des Unternehmens oder neue Dienstleistungen erfordern eine Überprüfung und gegebenenfalls eine Anpassung der Datenschutzmaßnahmen. Zudem sollte der Datenschutz mindestens einmal jährlich überprüft werden, um sicherzustellen, dass er den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht. Ein Datenschutzbeauftragter sorgt dafür, dass die erforderlichen Anpassungen schnell und effizient vorgenommen werden.

Ja, regelmäßige Schulungen sind entscheidend, um das Datenschutzbewusstsein der Mitarbeiter zu schärfen und Fehler im Umgang mit personenbezogenen Daten zu vermeiden. Schulungen helfen dabei, Mitarbeiter über ihre Rechte und Pflichten im Datenschutz zu informieren und sie für die Risiken von Datenschutzverletzungen zu sensibilisieren. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann praxisnahe Workshops und Schulungen anbieten, die den Mitarbeitern die relevanten Datenschutzvorgaben näherbringen und sie im sicheren Umgang mit Daten schulen. Solche Schulungen sind auch ein wichtiger Nachweis für die Aufsichtsbehörden, dass das Unternehmen aktiv an der Einhaltung der DSGVO arbeitet.

Eine Datenschutzverletzung kann schwerwiegende Folgen haben, weshalb schnelles und strukturiertes Handeln erforderlich ist. Zunächst wird der Vorfall analysiert, um zu verstehen, welche Daten betroffen sind und welches Risiko für die betroffenen Personen besteht. Falls ein hohes Risiko vorliegt, muss die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden informiert werden. In bestimmten Fällen müssen auch die betroffenen Personen benachrichtigt werden. Parallel dazu werden Sofortmaßnahmen ergriffen, um den Schaden zu begrenzen und zukünftige Verstöße zu vermeiden. Ein externer Datenschutzbeauftragter unterstützt bei der Risikobewertung, übernimmt die Kommunikation mit der Behörde und hilft, interne Abläufe zu optimieren, damit Datenschutzverletzungen in Zukunft vermieden werden.